Projektbeispiele

Um unsere Arbeit noch greifbarer und erlebbarer zu machen, haben wir im Folgenden einige Projekte aus unserem Consulting -Alltag beschrieben, die zeigen, wie wir arbeiten und mit welchen Fragestellungen, wir uns befassen. Auf Wunsch stellen wir sehr gerne einen Kontakt zu den jeweiligen Verantwortlichen im Unternehmen her.

Es begann mit einem überregionalen Entwicklungsprojekt des RKW Deutschland – Wachstum lernen – lernend wachsen. Unser Kundenunternehmen war prädestiniert für dieses Thema, hatte es doch in den letzten fünf Jahren vor unserem Projektstart eine Verdopplung des Umsatzes erreicht. Und diese Entwicklung ist bis zum heutigen Tag im Wesentlichen ungebrochen. Damit war natürlich auch ein schnelles Wachstum der Mitarbeiterzahl verbunden. Wie bei vielen Mittelständlern gab es auch bei diesem Unternehmen für Oberflächenbeschichtung eine eher knapp bemessene Personalarbeit. Die Organisation wie auch die Führungskräfte hatten Mühe, mit der Entwicklung mitzuhalten, geschweige denn, voranzugehen.

Kontinuierlicher Entwicklungsprozess auf Grundlage unseres integrierten Herangehens

So kamen die Geschäftsführung und wir schnell ins Gespräch, als es um die Weiterentwicklung des Feldes Organisation und Personal ging. Wir wollten mit überschaubaren Schritten beginnen. Nach einer Bestandsaufnahme mit Hilfe unseren strukturierten HR–Potentialworkshops konnten wir gemeinsam mit der Geschäftsführung Ziele und Soll-Ist-Abweichungen in Personalarbeit, Führung und Organisation definieren und erste Maßnahmen ableiten. Wir begannen mit der Einführung von systematischen Mitarbeitergesprächen. Der ganzheitliche Ansatz erlaubte uns, die Führungskräfte aller Ebenen nicht nur zu diesem Führungsinstrument und seinen Wirkungen zu schulen, sondern auch Grundlagen der Kommunikation, Mitarbeiterentwicklung und Leistungsbeurteilung zu vermitteln. Dies wurde mit der Entwicklung des gemeinsamen Führungsverständnisses verbunden. Diese Jahresgespräche wurden in den Folgejahren immer wieder an die Entwicklung des Unternehmens angepasst, so dass mittlerweile ein wirkungsvolles entwicklungsorientiertes Führungsinstrument vorliegt. Von Anfang an wurden die Gespräche ausgewertet und mit der Personalentwicklung verknüpft.

Führungskräfteentwicklung und Schnittstellencoaching im Fokus der Prozessbegleitung

Ein weiterer Baustein des Lernens in der Organisation war die umfassende Entwicklung des Managements. Spürbar waren Spannungsfelder, die wir nicht nur in diesem Unternehmen erleben: Viele Führungskräfte kamen ohne Vorbereitung und Begleitung in die Führungsrolle und taten sich schwer, ein eigenes Rollenverständnis zu entwickeln und es gegenüber ihren früheren Kollegen zu vertreten. So entwickelten wir ein auf das Unternehmen und den persönlichen Bedarf zugeschnittenes Führungskräftentwicklungsprogramm.

Ausführliche Interviews mit allen Führungskräften der ersten und zweiten Ebene brachten zeigten Entwicklungsbedarf und Potentiale für die einzelnen Führungskräfte genauso wie für die gesamte Organisation. Wir formulierten Handlungsfelder für die Organisationsentwicklung und setzten Entwicklungsmaßnahmen für die Führungskräfte um.

Dazu gehörten

  • Microsessions, in denen kurze Fachinputs zu Führung, Kommunikation und Selbstführung mit der Bearbeitung und Lösung realer Praxisfälle und der Entwicklung gemeinsamer Arbeitsformen im Management verbunden wurden.
  • Coaching von Geschäftsführung und Bereichsleitern sowie Führungsteams
  • Coaching von Mitarbeitern in Schlüsselpositionen mit fachlichen Führungsaufgaben

Höhepunkte waren eine Reihe von Workshops, die der Weiterentwicklung der Unternehmens- und Führungskultur dienten. Es ging um die

  • Veränderungsprozesse im Unternehmen und deren Wirkung auf die Führung,
  • Entwicklung von Unternehmens- und Führungsleitlinien,
  • Rolle der Führungskräfte, Selbstführung und das Vorgehen in Problemlösungsprozessen und Konfliktsituationen.

Neben der Gestaltung des Wachstums ging es auch darum, die „Heldenkultur“, durch klare und transparente Strukturen und Prozesse zu ersetzen, die insbesondere Entscheidungen und das Vorgehen in kritischen Situationen beschleunigen und effizienter machen.

Die Weiterentwicklung der Organisation war nach der Eröffnung neuer Standorte und mit der Einführung neuer Technologien eine Notwendigkeit. Die Aktivitäten dazu:

  • Workshops zu Teamstrukturen und Rollenentwicklung
  • Einführung von abgestimmten Stellenbeschreibungen über mehrere Ebenen
  • Schnittstellencoaching
  • Entwicklung einzelner Querschnittsbereiche mit Strategieableitung, Zielformulierung, SWOT-Analyse, Personalstruktur, – entwicklung und mittelfristige Personal- und Nachwuchsplanung

Eigenes Personal-Know How schafft Stabilität und Unabhängigkeit

Hier zeigt sich bereits die Schlüsselrolle des Personalmanagements, die im Unternehmen mehr und mehr sichtbar und spürbar wurde. So entschied sich die Geschäftsführung, im Jahr 2015 das Personalmanagement systematisch auszubauen und eine junge Mitarbeiterin zur Personalreferentin zu entwickeln. Wir wurden beauftragt, sie fachlich und bei der Rollenentwicklung zu coachen.

In diesem Zusammenhang

  • entwickelten wir Personalprozesse wie Rekrutierung, Entwicklungs- und Schulungsplanung, Personelle Veränderungen u. a.
  • führten wir einen „Werkzeugkasten Personal“ ein, der den Führungskräften  auf unkomplizierte Weise den Zugriff auf Vorgehensbeschreibungen, Rahmenvorgaben und Dokumente der verschiedensten Ereignisse in Führung und Personalarbeit ermöglichte.
  • wurde Betriebliches Gesundheitsmanagement eingeführt.
  • entstand ein Cockpit Personal für das monatliche Reporting der wichtigsten Personalkennziffern und Maßnahmen in der Personalarbeit.
  • wurden verschiedenste Personalmaßnahmen praktisch umgesetzt und dienten sowohl der Lösung von Aufgaben im Unternehmen als auch dem Lernen der Personalreferentin.

In den Jahren der gemeinsamen Arbeit vollzog sich eine stetige Weiterentwicklung des Unternehmens. Auch wenn es Höhen und Tiefen gab, existiert nun ein stabiles Personalmanagement, auf dessen Grundlage das Management seine Führungsaufgaben immer sicherer ausübt. Engagierte Mitarbeiter beteiligen sich in einer Resonanzgruppe aktiv an der Gestaltung der sich weiter vollziehenden Veränderungen und geben den Führungskräften Feedback. Das Unternehmen ist geprägt durch Veränderungskultur und große Aufgeschlossenheit gegenüber einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Nächste Schritte werden der Ausbau der Personal- und Nachwuchsentwicklung, die Vervollkommnung der Personalprozesse sowie die prototypische Umsetzung von Teamentwicklungsprozessen in Verbindung mit dem Coaching von Führungsteams sein.

Die erste Anfrage im März 2015 berief sich auf eine dreimonatige Übernahme des kompletten Recruitings und Betreuung der Mitarbeiter für das Headquarter eines internationalen Unternehmens aus dem Bereich Handel. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, sein neu gegründetes Headquarter aufzubauen, Strukturen und Prozesse zu schaffen und in allen Bereichen von Marketing, über Sales bis hin zu Operations und Finance internationale Fach- und Führungskräften zu rekrutieren. Die Unternehmens- und Arbeitssprache war von Anfang an bis heute Englisch.

Mit einer Präsenz von anfangs 3 Tagen vor Ort waren wir zu Beginn mit folgenden Themen betraut:

  • Diskussion und Erstellung der Anforderungsprofile für neue Positionen
  • Erstellung der englischen Stellenausschreibungen
  • Auswahl geeigneter Suchwege
  • Schaltung und Nachhalten geeigneter Suchwege
  • Auswahl und Koordination von Zeitarbeitsfirmen und Personalvermittlern
  • Führen von Erst- und Zweitgesprächen
  • Entwicklung von Interviewleitfäden
  • Konzeption und Durchführung von Fachaufgaben für den Auswahlprozess in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich
  • Beratung der Fachbereiche bei der Auswahl der geeigneter Kandidaten
  • Vertragsverhandlung mit den Kandidaten
  • Einzelfallklärung
  • Vertragserstellung
  • Begleitung des Onboardings
  • Bewerbermanagement
  • Suche und Auswahl von Fach und Führungskräften für verschiedene Ländergesellschaften (z.B. in England, Russland, Türkei)
  • Weiterentwicklung des bisher bestehenden jährlichen Mitarbeitergespräches
  • Konzeption und Einführung von Probezeitgesprächen
  • Betreuung der Führungskräfte
  • Betreuung der Mitarbeiter

Nach der Besetzung der Personalleiterstelle und der Rekrutierung von Fachkräften für den Personalbereich wurde aufgrund der vertrauensvollen und erfolgreichen Zusammenarbeit die Fortführung der Kooperation beim Thema Personalgewinnung vereinbart.

Seitdem sind wir bis heute mit dem kompletten Prozess des Recruitings betraut und haben über 50 Mitarbeiter rekrutiert. Alle anderen von uns anfänglich übernommene Themen werden nun durch interne Mitarbeiter verantwortet.

Das im Folgenden beschriebene Projekt steht exemplarische für ähnliche Projekte, die wir für verschiedene Kunden umgesetzt haben oder regelmäßig umsetzen.

Ein Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagement fragte uns an, ob wir bei der Besetzung einer Assistenz und bei der Suche nach Vertriebsmitarbeitern unterstützen können. Bis zu diesem Zeitpunkt war die Personalsuche und -auswahl Aufgabe des Geschäftsführers.

Um die Ressourcen des Geschäftsführers für andere Dinge besser nutzen zu können, wurden wir gebeten, die Suche, die Vorauswahl, das Bewerbermanagement und die persönlichen Gespräche im Unternehmen durchzuführen und zu begleiten.

Nach der Beauftragung erstellten wir zunächst gemeinsam mit den Verantwortlichen Job-Profile für die vakanten Stellen, welche als Grundlage für die Stellenausschreibungen, die Interviewleitfäden und später für weitere Personalentwicklungsinstrumente genutzt wurden.

Nach klarer Beschreibung der zukünftigen Position wurde die Stellenausschreibung erstellt und geeignete Medien zur Schaltung der Anzeigen ausgewählt.

Es folgte die Sichtung der eingehenden Bewerbungen und die Vorauswahl anhand strukturierter Telefoninterviews. Die Ergebnisse der ca. 60 minütigen Telefoninterviews wurden für die Entscheider im Unternehmen in einem Kandidatenkurzprofil mit einer Empfehlung zum weiteren Vorgehen zusammengefasst.

Die besten Kandidaten wurden zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ins Unternehmen eingeladen. Um die Gespräche strukturiert und standardisiert zu führen und eine gute Vergleichbarkeit aller Kandidaten zu gewährleisten, entwickelten wir verschiedene Interviewleitfäden für alle Phasen des Prozesses.

Da der Wunsch der Geschäftsleitung bestand, im Führen von Vorstellungsgespräch noch besser zu werden, begleiteten wir alle persönlichen Gespräch im Unternehmen und coachten die Beteiligten nach der Durchführung im Führen von guten Vorstellungsgesprächen.

Das Projekt endete mit der erfolgreichen Besetzung der vakanten Stellen.

Die administrativen Aufgaben der Personalgewinnung werden seitdem von der neu eingestellten Assistenz übernommen, bei schwierigen Besetzungen unterstützen wir weiterhin.

Ein Berliner Startup war längere Zeit auf der Suche nach neuen Sales Managern und kam dabei schnell an seine Grenzen – die selbst durchgeführten Recruitingaktionen waren ressourcenintensiv, brachten aber nicht den gewünschten Erfolg.

Der Geschäftsführer kam auf uns zu und nach wenigen Gesprächen und einer Analyse entdeckten wir mögliche Gründe für das Ausbleiben qualitativ hochwertiger Bewerbungen: Die Stellenanzeigen waren sehr allgemein formuliert und hätten für Vertriebspositionen in einer Vielzahl von Unternehmen gepasst. Auch die Karriereseite war wenig auf das Unternehmen und seine Kultur angepasst und wurde dem innovativen, unkonventionellen Startup nicht gerecht.

Kleine Schritte zum großen Erfolg

Man entschied sich dazu, Stellenanzeigen und Karriereseite komplett neu zu gestalten und in das Hier und Jetzt zu holen. Beide Komponenten sollten die Kultur und die Besonderheiten des Unternehmens als Arbeitgeber sowie die starke Mitarbeiterorientierung in den Vordergrund stellen. Aus diesem Grund führten wir eine intensive telefonische Befragung der Mitarbeiter sowie der Geschäftsführung durch. Die Befragung beinhaltete die Themen Unternehmenswerte und Vision, Kultur und Benefits sowie Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Die Ergebnisse der Befragung lieferten wertvollen Input für die Herausarbeitung des Arbeitgeber-USP und ermöglichten uns eine zeitgemäße und zielgruppenspezifische Neugestaltung der vorhandenen Stellenanzeigen.

Die Karriereseite wurde ebenfalls auf Grundlage der Mitarbeiterbefragung gestaltet und beinhaltet nun eine Kurzbeschreibung des Unternehmens, Mitarbeiterzitate zur Arbeit im Unternehmen sowie Benefits, die das Unternehmen bietet. Außerdem erarbeiteten wir eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung des Bewerbungsprozesses, um potentiellen Bewerbern maximale Transparenz zu gewährleisten.

Neben der Etablierung eines attraktiven Arbeitgeberauftritts sollten wir das Unternehmen im operativen Recruiting sowie bei der Professionalisierung des Bewerbungsprozesses unterstützen. Zu diesem Zweck entwickelten wir für das Unternehmen zum Anforderungsprofil passende Interviewleitfäden für das telefonische Erstgespräch und persönliche Folgegespräch. Diese Leitfäden kommen nun regelmäßig in der Praxis zum Einsatz.

Des Weiteren haben wir im Rahmen von Active Sourcing mit der Identifizierung geeigneter Kandidaten für die vakanten Sales-Positionen auf den Plattformen Xing und LinkedIn begonnen. Die Ansprache der Kandidaten erfolgt in einem nächsten Schritt.

„rückenwind“ für Führungskräfte in der Diakonie

Wie gehen diakonische Unternehmen damit um, wenn die Suche nach Fachkräften schwieriger wird? Welche Unterstützung benötigen Führungskräfte der Diakonie im komplexer gewordenen Arbeitsalltag? Wodurch kann die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt werden? Wie reagieren diakonische Einrichtungen auf notwendige Veränderungsprozesse und was können sie voneinander lernen?

Hier setzte das Projekt Menschen entwickeln – Netzwerke stärken – Versorgung sichern an, dass promotus gemeinsam mit 4 diakonischen Unternehmen ins Leben gerufen hat.

Gefördert wurde die Maßnahme über 3 Jahre durch das ESF-Programm „rückenwind – Für die Beschäftigten in der Sozialwirtschaft“.

Aus vier diakonischen Unternehmen aus zwei Bundeländern hatten mehr als 300 Führungskräfte und Nachwuchsführungskräfte an dem durch uns konzipierten Entwicklungsprogramm teilgenommen. In einrichtungsübergreifenden heterogenen Gruppen kamen verschiedene Professionen zusammen: Heilerzieher, Pädagogen, Ärzte, Pflegekräfte, Lehrer, Logopäden, Psychologen, Verwaltungsfachleute, Köche, Handwerker … Männer und Frauen, die täglich mit ihrer fachlichen Kompetenz und ihrem Engagement die diakonischen Dienstleistungsangebote ermöglichen.

Vielfältige Führungsthemen wurden im Rahmen eines umfassenden modularen Programmes behandelt. Dazu gehörten u.a. Reflexionen über das Führungsverständnis, diakonische Aspekte von Führung, Handwerkszeug für die Führungspraxis, Formen von Kommunikation, Konflikte im Berufsalltag, Mitarbeitergespräche, Arbeitsrecht sowie wirtschaftliches Denken und Handeln in Unternehmen der Sozialwirtschaft. Die Seminare wurden durch zahlreiche Transfermaßnahmen wie moderierte und selbstorganisierte Workshops, kollegiale Beratung und individuelles Coaching begleitet. Ziel war es, ein gutes und zukunftsorientiertes Führungsverständnis in allen Einrichtungen zu stabilisieren und das kollegiale Netzwerk über einzelne Unternehmen und Professionen hinaus zu stärken.

Das Führungskräfteentwicklungsprojekt wurde kontinuierlich und über mehrere Stufen von einem extra dafür installierten Projektbüro evaluiert.