FAQs zum Externen Personalmanagement

Outsourcing der Personalarbeit: Zuverlässigkeit, fachliches Know-How und Serviceorientierung leiten uns.

Seine Personalaufgaben in externe Hände zu geben erfordert Wissen über die Arbeitsweise des Partners und Vertrauen auf beiden Seiten. Die gängigsten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengefasst:

Gerade in KMU oder auch in der Gründungsphase wird die Personalarbeit häufig nebenbei erledigt, was oft dazu führt, dass Maßnahme wie z.B die Personalauswahl länger dauern, nicht zu Ende gedacht oder abgebrochen werden. Es kommt zu Fehlentscheidungen, da Personalexpertise nicht kontinuierlich ausgebaut werden kann.

Wir unterstützen unsere Kunden dabei diese Lücke vorrübergehend oder dauerhaft zu schließen damit Sie sich um andere Themen kümmern können.

Möchten Sie eigene Personalexpertise aufbauen, so geben wir unsere Expertise im Rahmen von begleitendem Fachcoaching auch an die Mitarbeiter unserer Kunden weiter.


Je nach Bedarf gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

  1. Der Kunde weiß womit er starten will und beauftragt uns direkt. Nach einem Erstgespräch erstellen wir ein konkretes Angebot und können zeitnah mit der Umsetzung starten.
  2. Wir führen mit dem Kunden einen HR-Potentialworkshop durch. Die Felder des Personalmanagements werden auf den IST-Stand des Unternehmens und den Bedarf hin analysiert und bewertet. Inklusive ist ein Kurz-Benchmark zum modernen Personalmanagement. Auf dieser Basis werden Prioritäten gesetzt und der Umfang der Leistungen geschätzt. Wir erstellen dann ein konkretes Angebot.
  3. Eine IST-Standbeschreibung wird durch das Unternehmen auf Grundlage unseres HR-Managementchecks durchgeführt. Hieraus können direkt Leistungen abgeleitet werden oder die Ergebnisse fließen in den Workshop ein.

Wenn eine Zusammenarbeit zustande kommt, gibt es zu Beginn eine Einstiegsphase. Auf Grundlage der Erfahrungen werden dann ggf. Leistungsinhalt, Umfang und Arbeitsform nachjustiert.


Zu Beginn der Zusammenarbeit vereinbaren wir eine zeitlich befristete „Schnupperphase“, in der wir gemeinsam beobachten, ob die anfängliche Aufgabenbeschreibung, die Priorisierung und das vereinbarte Volumen sowie die Arbeitsform zutreffend sind oder angepasst werden müssen. Diese Anpassung kann kurzfristig erfolgen.

In dieser Zeit können wir unsere Kunden von unserer Leistungsfähigkeit überzeugen und die Zusammenarbeit getestet werden.


Nach der Definition der konkreten Leistungen wird die geeignete Arbeitsweise festgelegt. Es können folgende Formen gewählt bzw. kombiniert werden:

  1. Regelmäßige Anwesenheit im Unternehmen für alle anfallenden Aufgaben. Der Umfang wird aus den Aufgaben abgeleitet und kann angepasst werden. Er bewegt sich erfahrungsgemäß zwischen 8 Stunden im Monat und ein bis drei Tagen pro Woche.
  2. Kombination aus der Leistungserbringung vor Ort beim Kundenunternehmen und von unserem Standort aus in Abhängigkeit vom Aufgabeninhalt und den organisatorischen Rahmenbedingungen.
  3. Bereitstellung eines persönlichen Ansprechpartners, der in den Bürozeiten erreichbar ist. Die Kontaktmöglichkeiten bestehen über Video, Mail oder telefonisch.
    Wir vereinbaren mit unseren Kunden Reaktionszeiten für kurzfristige Anfragen verschiedenen Inhalts.

Unabhängig von der konkreten Arbeitsform wird sichergestellt, dass die Abstimmung zwischen uns und dem Kundenunternehmen jederzeit gesichert ist und in angemessenen Abständen Meetings zur Zielverfolgung, Rückkopplung und Aufgabenabstimmung stattfinden.


Sollten Sie bereits eine eigene HR Software haben, so richten wir uns nach Ihnen und arbeiten mit dieser Software.

Sollten Sie an die Einführung einer HR Software denken, so unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung der SaaS-Lösung personio. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass personio einen hohen Grad der Konfigurierbarkeit bietet und so die Abbildung Ihrer unternehmensspezifischen HR-Prozesse erlaubt. Wiederkehrende, administrative Aufgaben werden durch verschiedene Tools (z.B. Dokumentenvorlagen, employee self-service) erleichtert und sparen so wichtige Ressourcen. Personios Recruitingtool ermöglicht außerdem Kostenvorteile bei der Schaltung von Stellenanzeigen auf verschiedenen großen Jobbörsen (z.B. Stepstone).

Sollten Sie keine spezielle HR Software nutzen und auch keine HR Software einführen wollen, so arbeiten wir mit den gängigen Microsoft Programmen und richten für Sie und Ihre Bewerber eine kundenspezifische Emailadresse Musterfirma@pro-motus.de ein.

Das ist von den konkreten Aufgaben und den Vereinbarungen abhängig.

Es gibt Kunden, die die komplette Personalarbeit mit den entsprechenden Befugnissen in unsere Hände legen. Dann besteht der eigene Anteil in strategischen Entscheidungen, dem Informieren über das Geschehen und der Abstimmung und Vernetzung konkreter Personalthemen im Unternehmen. Alles andere erledigen wir. Wir verabreden die passende Arbeitsstruktur und machen unsere Arbeit so transparent, damit unser Auftraggeber immer die erforderliche Kontrolle behält.

Es können aber auch nur einzelne Aufgaben oder Fragestellung an uns übergeben werden für die keine eigene Ressource oder Expertise vorhanden ist (z.B. Optimierung der Stellenausschreibung, Direktansprache von Kandidaten, Verbesserung des bestehenden Mitarbeitergespräches). Die anderen Themen werden dann weiter im Unternehmen behandelt.


Angesichts des demographischen Wandels, des stetig zunehmenden Fachkräftemangels und der sich wandelnden Ansprüche und Bedürfnisse von Mitarbeitern kommt einem modernen und effizienten Personalmanagement, das sich mit Fragen der Mitarbeiterbindung und Attraktivität als Arbeitgeber befasst, eine große Bedeutung zu.

Der von uns entwickelte HR Check dient Ihnen als Geschäftsführer und / oder Personalverantwortlicher dazu, eine Übersicht zum Stand Ihrer Personalarbeit zu bekommen.

Sie können den Fragenbogen alleine für sich oder in Ihrem Managementkreis beantworten und anschließend alle Ergebnisse diskutieren. Sie werden feststellen, dass Sie dadurch wertvolle Hinweise aus verschiedenen Perspektiven zu möglichem Verbesserungs- und Handlungsbedarf erhalten. Am Ende des Fragebogens finden Sie offene Anschlussfragen, die Sie bei dieser Reflektion unterstützen können.

Die reine Beantwortung des Fragebogens wird ca. 30 Minuten dauern.

Folgende Themengebiete werden mit fundierten Fragen auf den Prüfstand gestellt, um ein umfassendes Bild über die Personalarbeit Ihres Unternehmens zu erhalten:

Die Zusendung des HR Management Checks als pdf Formular kostet 150 EUR zzgl. Mehrwertsteuer ohne Auswertung.

Um eine fundierte Auswertung durch promotus zu erhalten, bieten wir Ihnen zwei alternative Möglichkeiten an:

  1. Ein schriftliches Management Summary mit einer Stärken/Schwächen- und Risikoanalyse sowie Handlungsempfehlungen für Ihr weiteres Vorgehen.
    Die entstandenen Kosten für den Management Check werden angerechnet.
  2. Einen persönlichen 4-stündigen Auswertungsworkshop inkl. einer Stärken/Schwächen- und Risikoanalyse, Handlungsempfehlung und Meilensteinplanung, Diskussion mit Best Practice sowie einer umfangreichen schriftlichen Dokumentation des Workshops.

Treten Sie gern mit uns in Kontakt per E-Mail oder per Telefon, um weitere Informationen zu erhalten oder Rahmenbedingungen sowie grobe Planung zu besprechen.


Das hängt natürlich ganz vom Kunden, der Größe, existierenden Ressourcen für Personalthemen und dem Bedarf ab.

Unserer Erfahrung nach ist das Thema Personalgewinnung ein gutes Einstiegsthema, da es immer schwieriger wird geeignete Fachkräfte zu bekommen und der zeitliche Aufwand dafür immer größer wird. Bevor die komplette Personalgewinnung link zu Personalgewinnung durch uns betreut wird, können auch erstmal Themen wie Optimierung der Stellenausschreibung, Empfehlung von Suchwegen, Active Sourcing oder Bewerbermanagement ausgelagert werden.

Auch die Einführung eines HR Werkzeugkastens mit den wichtigsten Personalinstrumenten, Prozessbeschreibungen und Standarddokumenten oder einer Guideline für die Personaladministration sind Themen, die sich gut auslagern lassen.


Wir unterstützen Sie beim Aufbau des eigenen Personalmanagements durch die Entwicklung und Implementierung eines elektronischen Werkzeugkastens mit den wichtigsten Personalinstrumenten, Prozessbeschreibungen und Standarddokumenten. So können Sie Ihre Personalarbeit aus eigener Kraft unabhängig von Externen professionell umsetzen und gewinnen Stück für Stück an Sicherheit und Expertise.

Wir bieten Ihnen volle Flexibilität: Ihre HR-Toolbox kann entweder einzelne für Sie zentrale Themenfelder abdecken (z.B. Recruiting, Personalentwicklung) oder das gesamte Spektrum der Personalarbeit. Die konkreten Ziele, Meilensteine und Inhalte formulieren wir gemeinsam – ausgerichtet an Ihrem Bedarf.

Eine Toolbox für das Recruiting kann beispielhaft folgende Themen abdecken:

  • Prozessbeschreibung Personalgewinnung
  • Ausschreibungs- und Bewerbermanagement inkl. den zugehörigen Standarddokumenten (z.B. Vorlagen für Stellenausschreibungen, Einladungs- und Absagetexte für Bewerber)
  • Anforderungsbeschreibungen und Interviewleitfäden
  • Vorlagen für Arbeitsverträge und Einarbeitungspläne


Sie haben bereits einen Ansprechpartner für HR-Angelegenheiten in Ihrem Unternehmen und möchten die Personalarbeit aus eigener Kraft umsetzen, sind jedoch unsicher, wenn es um die rechtssichere Abwicklung von Prozessen in der Personaladministration geht?

Wir unterstützen Sie durch die firmenspezifische Entwicklung und Implementierung eines Fahrplans für Ihre wichtigsten personalrelevanten Abläufen mit Terminen, Fristen und zugehörigen Aufgaben z.B. zu folgenden Themen:

  • Neueinstellung von Mitarbeitern (z.B. Meldefristen beim Finanzamt, Krankenkasse)
  • Meldung gehaltsrelevanter Daten
  • Gestaltung der Probezeit (z.B. Terminierung von Probezeitgesprächen)
  • Beschäftigungsverbote, Mutterschutz und Elternzeit
  • Schwerbehinderung- Renteneintritt- Aufbewahrungsfristen für Personalakten ausgeschiedener Mitarbeiter
  • Zeugniserstellung

Mit dieser Guideline für die Personaladministration wickeln Sie eigenständig zentrale Personalthemen effizient und professionell nach innen und außen ab und bauen so Ihre eigene Personalexpertise auf.


Unsere Preise bemessen sich nach dem Aufwand. Je nach Fragestellung, Art, Umfang und Dauer der Begleitung rechnen wir stunden- oder tageweise ab oder kalkulieren einen Pauschalpreis.

Gerne unterbreiten wir Ihnen unverbindlich ein individuelles Angebot.

Wir kennen natürlich das Arbeitsrecht und können gängige Fragen beantworten und über Trends informieren. Bei allen Aufgaben beachten wir die aktuelle Rechtslagen und die Notwendigkeit der Rechtssicherheit. Wir führen jedoch keine Rechtsberatung durch, sondern arbeiten eng mit unseren Anwälten der Kanzlei ZENK bzw. den Anwälten des Kundenunternehmens zusammen. Wenn aus unserer Sicht eine intensive rechtliche Prüfung eines Sachverhalts erforderlich ist, besprechen wir dies mit unserem Kunden.


Von unserer Seite erfolgt die Meldung gehaltsrelevanter Daten an die für das Unternehmen zuständige Stelle für Gehaltsabrechnung. Sollte ein Wechsel des Gehaltabrechners gewünscht werden, so können wir unseren Abrechungspartner auren empfehlen.


BIP (Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsentwicklung)

Das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsentwicklung ist ein Verfahren zur Erfassung von berufsbezogenen Persönlichkeitsmerkmalen.

Bei dem Verfahren, das 14 Dimensionen umfasst, wird die persönliche Eignungsvoraussetzung für den beruflichen Erfolg gemessen. Der BIP ist für den Einsatz in der Personalauswahl als auch in der Personalentwicklung im Rahmen einer Potentialeinschätzung geeignet.

Folgende Dimensionen werden gemessen:

  • Berufliche Orientierung
    • Leistungsmotivation
    • Gestaltungsmotivation
    • Führungsmotivation
  • Soziale Kompetenzen
    • Sensitivität
    • Kontaktfähigkeit
    • Soziabilität
    • Teamorientierung
    • Durchsetzungsstärke
  • Arbeitsverhalten
    • Gewissenhaftigkeit
    • Flexibilität
    • Handlungsorientierung
  • Psychische Konstitution
    • Emotionale Stabilität
    • Belastbarkeit
    • Selbstbewusstsein

Über einen Onlinezugang zu 210 Fragen zur Selbstbeschreibung erfolgt in ca. 30 Minuten die Selbsteinschätzung. Ergänzend zur Selbstbeschreibung kann eine Fremdbeschreibung durchgeführt werden und wir empfehlen sehr, im Vorfeld durch das Anforderungsmodul auch das Sollprofil zu erstellen, welches mit einem in Ihrem Unternehmen existierenden Kompetenzmodell abgeglichen werden kann.

Entwickelt wurde der BIP durch R. Hossiep und M. Paschen von der Universität Bochum.

Wir sind zertifizierte Berater in der Anwendung des BIP und führen die Verfahren gemeinsam mit Hogrefe Consulting durch.

 

LJI (Leadership Judgement Indicator)

Der LJI ist ein szenarienbasierter Situational Judgment Test, mit dem die Entscheidungs-und Führungsstile einer Nachwuchs- oder Führungskraft analysiert werden können.

Untersucht wird:

  • welchen Führungsstil die Führungskraft situationsunabhängig präferiert
  • inwieweit die Führungskraft situationsabhängig die angemessenste Umgangsweise mit Mitarbeitern erkennt
  • ob und in wieweit sie diese in ihre Entscheidungsfindung einbezieht
  • welche Entscheidungsstrategien sie bevorzugt

16 Führungsszenarien mit je 4 Handlungsalternativen müssen anhand eines 5-stufigen Antwortformats beurteilt werden. Im Ergebnis erhält man eine Übersicht über die Präferenz  4 verschiedener Führungsstile von Direktivem Führungsstil, Konsultativem Führungsstil, Einvernehmlichem Führungsstil bis hin zu Delegativem Führungsstil.

Das Verfahren wurde von Michael Lock, Robert Wheeler, Nick Burnard und Colin Cooper in Großbritannien entwickelt und dort 2005 veröffentlicht. Die deutschsprachige Adaptation wurde 2012 von Aljoscha C. Neubauer, Sabine Bergner und Jörg Felfe publiziert.

Wir sind zertifizierte Berater in der Anwendung des LJI und führen die Verfahren gemeinsam mit Hogrefe Consulting durch.